A maioria das micro e pequenas empresas começa a crescer muito rapidamente e é muito comum que os gestores não consigam mensurar os verdadeiros custos e despesas de seu processo ou produto. Mas o mapeamento dos custos da empresa auxilia na tomada de decisões de forma assertiva, segura, permitindo a maximização dos resultados, e consequentemente, o retorno dos investimentos despendidos.

O primeiro passo para reduzir seus gastos é conhecê-los. É necessário que todos os gastos sejam registrados, desde a compra das mercadorias para revenda, insumos, até a compra de materiais de uso e consumo, faturas de água, energia, telefone e etc. Esse registro pode ser feito em planilhas, mas é possível encontrar excelentes softwares de gestão financeira que podem te auxiliar nesse processo de forma rápida e eficiente.

Após o levantamento de todas as despesas, é necessário categorizá-las em fixas e variáveis.

As despesas fixas são aquelas inerentes a atividade e estão presentes independentes da receita da empresa, como o aluguel, mensalidades de softwares, energia elétrica, água e esgoto, internet, telefone, honorários contábeis e etc.

Já as despesas variáveis estão ligadas diretamente a existência de receita da empresa, como o combustível utilizado para entrega de mercadorias, comissões sobre vendas paga aos colaboradores, fretes sobre as compras de mercadorias para revenda, etc.

Após a categorização das despesas, é possível identificar aquelas que podem ser reduzidas ou até mesmo cortadas. A redução de uma despesa fixa impacta diretamente na atividade da empresa. No caso do aluguel, por exemplo, ainda que esse possa ser reduzido é necessário estudar o impacto da mudança das instalações sobre a produtividade da empresa.

Já as despesas variáveis são mais fáceis de gerir. É possível buscar matérias-primas, mercadorias para revenda mais baratas ou mesmo encontrar alternativas mais econômicas para entrega, reduzindo os gastos com transporte. Por isso é importante o administrador sempre estar ligado ao preço da concorrência, para identificar se os preços e prazos de seus fornecedores estão compatíveis  com o mercado. O gasto com material de expediente, por exemplo, pode ser reduzido com uma campanha de impressão zero.

Por último, é necessário estabelecer um prazo para que essas reduções ou cortes de gastos aconteça. Assim, a empresa não perde de vista o objetivo traçado e pode agir com antecedência caso algo não saia de acordo com o planejado.