Organização e prazos prescricional do arquivo físico dos documentos dos seus empregados

Manter os documentos dos empregados organizados não apenas facilita a consulta rápida, mas também agiliza o processo de arquivamento. Sugerimos atribuir uma pasta individual a cada empregado, onde todos os documentos pertinentes são arquivados em conjunto. Organizar essas pastas em ordem alfabética simplifica ainda mais a localização dos registros.

Padronizar a disposição dos documentos dentro de cada pasta é uma prática útil , além disso, a utilização de sacos plásticos para arquivar os documentos preserva sua integridade, eliminando a necessidade de perfurações que poderiam danificar as informações contidas.

Controle e acompanhamento dos documentos:

É fundamental manter os documentos atualizados, verificando-os regularmente e incluindo aqueles que exigem atualização periódica. Embora alguns documentos, como contratos de trabalho, termos aditivos, cartões de ponto e avisos de férias, ainda exijam armazenamento físico, muitos outros podem ser guardados digitalmente. Isso não só facilita a localização e a integridade dos documentos, mas também reduz a necessidade de espaço físico e aumenta a segurança.

Digitalização e armazenamento em nuvem:

A digitalização de documentos é uma das principais inovações nesse contexto. Utilizando scanners, é possível criar cópias virtuais de arquivos físicos, aumentando a segurança e facilitando o compartilhamento. 

O armazenamento em nuvem permite que os arquivos sejam acessados pela internet e protegidos contra perdas e vazamentos. Essa abordagem traz inúmeros benefícios para as empresas, garantindo a disponibilidade dos documentos de forma segura e eficiente.

É importante observar o tempo de guarda dos documentos, sendo indispensável a organização do armazenamento para apresentação quando necessário, seja em decorrência de fiscalizações, participação em licitações, ações trabalhistas, comprovação para concessão de benefícios,  entre outras situações.

Citamos alguns documentos e o tempo de guarda necessário:

• Contrato de Empregados, Livro de Atas da CIPA, Livro de Inspeção do Trabalho:

Indeterminado.

• Recibo de abono de férias, Recibo de adiantamento salarial, Recibo de entrega da Comunicação de Dispensa – CD (Seguro-Desemprego), Recibo de gozo de férias, Recibo de pagamento de salário, Solicitação de abono de férias, Vale-transporte:

5 anos durante a vigência do contrato, até 2 anos após a rescisão (CF, art. 7°, XXIX).

• Pedido de Demissão, Termo de Rescisão de Contrato de Trabalho:

2 anos (CF, art. 7°, XXIX).

• Acordo de Compensação, Acordo de Prorrogação, Atestado Médico, Autorização para desconto não previsto em lei:

5 anos durante a vigência do contrato, até 2 anos após a rescisão (CF, art. 7°, XXIX).

• GPS e Documentos do INSS sujeito à fiscalização –

5 anos (Súmula Vinculante n° 08 do STF e artigo 348, § 2° do Decreto n° 3.048/99).

• FGTS – documentos:

30 anos (Decreto n° 99.684/90).

• Rais:

5 anos (Artigo 152 da Portaria MTP n° 671/2021).

• Folha de votação de eleição da CIPA, GRCS – Guia de Recolhimento de Contribuição Sindical:

5 anos (CTN – Lei n° 5.172/66, art. 174).

• Salário – Família – Comprovantes de Pagamento e Cópia das Certidões (Vacinação e Frequência Escolar), Salário Maternidade:

5 anos. (Súmula Vinculante n° 08 do STF e artigo 348, § 2° do Decreto n° 3.048/99).

• PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário e Comprovação de Entrega ao Trabalhador:

20 anos (Art. 284, § 9° da IN PRES/INSS n° 128/2022).

• Segurança e Saúde no Trabalho, especificamente – PCMSO e PGR:

20 anos (NR 07, item 7.6.1.1 e NR 01, item 1.5.7.3.3.1).

• Exames Médicos (ASO):

20 anos, no mínimo, após rescisão do contrato com o empregado (Portaria n° 3.214/78, NR 7).