Como evitar multas com o eSocial?

Elaboramos 11 obrigações que são passíveis de multa caso não sejam integralmente cumpridas e que serão exigidas pelo eSocial a partir do dia 01/09/2018 para todos os empregadores:

1 – Admissão.
O empregado somente pode iniciar o trabalho depois de apto perante o Atestado de saúde ocupacional – ASO e registrado com contrato de trabalho assinado. No descumprimento dessa norma, as multas chegam a R$3.000,00.

As admissões realizadas nos dias 01, 02 e 03/09 deverão ser obrigatoriamente informadas ao eSocial até o dia 01/09 (sábado), portanto precisam ser enviadas ao De Paula até o dia 29/08. A partir de setembro todas as admissões devem ser enviadas para cadastro com no mínimo de 2 dias úteis de antecedência a data de admissão.

Lembrando que os dados (Nome, CPF, PIS e data de nascimento) do empregado já devem estar qualificados (validados no e-Social).

2 – Rescisão de contrato.
O aviso prévio deve ser enviado ao eSocial no ato de sua concessão independente de sua modalidade ou de quem o motivou.

A empresa tem um prazo para efetuar o pagamento rescisório, passado esse tempo, a empresa por arcar com o custo de até um salário daquele colaborador.

3 – Acidente no ambiente de trabalho.
Você tem um prazo de 24 horas para notificar sobre o acidente, caso contrário, a multa é de R$402,54.

4 – Controle da frequência.
A questão da frequência se refere ao limite de horas extras permitidas, que é de no máximo 2 horas diárias. Importante também, é se atentar ao intervalo do repouso do colaborador, isto é, o intervalo entre os turnos, que não pode ser inferior a 11 horas.

Caso não seja cumprido essa exigência, a multa é de R$37,83 por colaborador, e o valor pode dobrar em casos de reincidência.

5 – Alteração de cargo ou salário.
Qualquer tipo de alteração deve ser informado, no máximo um mês anterior a vigência do mesmo. A multa é dada sobre cada funcionário que apresente algum tipo de irregularidade. O Valor da multa é de R$402,54.

6 – Direito as férias.
Programar as férias dos colaboradores é fator de muita dor de cabeça, pois, muitos desconhecem como fazer da maneira apropriada. A empresa necessita avisar com 30 dias de antecedência ao início das férias.

Ao sair de férias é proibido que o colaborador trabalhe, mas caso aconteça isso, a multa varia de R$10,64 a R$106,41. Esse valor é cobrado por funcionário que estiver trabalhando com as férias em vigência.

7 – Atenção ao afastamento temporário.
Seja por férias, licença-maternidade, auxílio-doença ou até mesmo atestado médico superior a 3 dias, é muito importante realizar a notificação do afastamento, isso porque, a multa gerada por não informar corretamente, é uma das maiores dentre todas as multas, pode variar de R$1.812,87 a R$181.284,63. Isso mesmo, apenas por não notificar o afastamento do funcionário, você pode pagar tais valores de multa.

8 – Contrato de Estágio.
A Lei do Estágio (11.788/08) reza que, para que a empresa possa ter um estagiário de nível superior em determinada área, é necessário que haja pelo menos um supervisor formado ou com experiência profissional para gerenciar o estagiário em questão.

Este é um ponto nos contratos de estágios que deve ser revisado atentamente, pois é um evento que será informado no cadastro do estagiário no eSocial, portanto deve ser enviado ao De Paula no ato de sua elaboração. Não podemos esquecer que o estagiário também deve possuir os atestados de saúde ocupacional.

9 – SST: Segurança e Saúde no Trabalho.
Os laudos de SST fazem parte dos pontos críticos de preparação para o eSocial, pois são documentos com um nível enorme de detalhamento e devem ser atendidos por uma empresa especializada em tal área.

Deve-se informar tudo sobre os ambientes com exposição a agentes nocivos, tipos de risco, exames médicos admissionais, demissionais, periódicos, de retorno, uso de EPI’s, dentre outros dados. E claro, todas as informações devem ser revisadas e os erros corrigidos antes que o eSocial entre em vigor.

10 – Dependentes.
A Instrução Normativa 1.760/2017exigiu, dos contribuintes que desejassem incluir seus dependentes na Declaração do Imposto sobre a Renda da Pessoa Física (DIRPF) de 2018, o número do CPF aos dependentes com 8 anos ou mais.
Assim, os empregados que tem dependentes (com 8 anos ou mais) em folha de pagamento para fins de abatimento de imposto de renda, devem fornecer às empresas o número do CPF do menor, para que a informação seja enviada para o eSocial. Recomendamos que tal prática ocorra inclusive para os dependentes com menos de 8 anos.

11) Autônomos / RPA.
Os dados cadastrais (Nome, CPF x NIS x Data de Nascimento) também deverão ser previamente qualificados no portal do eSocial para posterior validação e transmissão ao Ambiente Nacional do eSocial, cujo prazo para transmissão de tais informações é até o dia 07 do mês seguinte, antecipando-se o vencimento para o dia útil imediatamente anterior, em caso de não haver expediente bancário. Portanto é de extrema importância que tais documentos nos sejam enviados tão logo ocorram sua geração a fim de evitar possíveis encargos por atraso e multas pela omissão de informações.

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